Guide · Dataskydd
Varje företag har ett kundregister – från Excel till CRM. Så håller du det förenligt med GDPR utan extra arbete.
Ett kundregister är behandling av personuppgifter, vare sig det är Excel, ett faktureringsprogram eller ett CRM. GDPR kräver att du bara samlar in det nödvändiga, informerar om behandlingen och förvarar uppgifterna säkert under en bestämd tid.
I praktiken handlar det om några grunder, inte tung byråkrati.
Vad är ett kundregister?
Ett kundregister är varje samling av identifierbara kunduppgifter: namn, kontaktuppgifter, köp eller förfrågningar. Formatet spelar ingen roll – även en tabell är ett register.
Vad GDPR kräver
- Samla bara in nödvändiga uppgifter.
- Informera om behandlingen i integritetspolicyn.
- Bestäm lagringstid och radera gammalt.
- Skydda registret: behörigheter och lösenord.
- Kunna svara på en registrerads begäran.
Checklista
- Vet du vilka uppgifter registret innehåller?
- Är behandlingen beskriven i policyn?
- Är lagringstiden bestämd?
- Är registret skyddat?
Vanliga frågor om kundregister och GDPR
Är en Excel-tabell ett kundregister?
Ja. Varje samling av identifierbara kunduppgifter är ett personregister, även en Excel-tabell, och omfattas av samma GDPR-krav som ett CRM.
Vad måste jag berätta om registret?
I integritetspolicyn ska framgå vilka uppgifter som samlas in, för vilket ändamål och hur länge de sparas.
Hur länge får kunduppgifter sparas?
Bara så länge det behövs för ändamålet. Lagringstiden ska bestämmas, och gammalt ska raderas därefter.
Måste registret skyddas?
Ja. Registret ska skyddas med till exempel behörigheter och lösenord så att uppgifterna inte hamnar i fel händer.
Vad gör jag om en kund begär sina uppgifter?
Du ska kunna berätta vilka uppgifter som finns och vid behov rätta eller radera dem. Ett välordnat register gör det enkelt.
Håll kundregistret i ordning
Vi hjälper småföretag att hålla register och dataskydd i ordning utan extra arbete.