AI-telefonsvarare för fysioterapeuter

På en liten fysioterapimottagning finns sällan en receptionist. Fysioterapeuten sköter själv bokningar, fakturering och telefon mellan patienterna. När dagen är fylld av besök på 45 eller 60 minuter hinner du bara svara i pauserna, och många som ringer möts av en röstbrevlåda.

Varför tappar fysioterapeuter kunder i telefonen?

Den som har ont vill ha en tid snabbt. Om den första mottagningen inte svarar ringer hen nästa eller bokar via en kedjas webbtjänst. En återuppringning två timmar senare kommer ofta för sent. Det gäller särskilt nya kunder som ännu inte känner dig. Läs mer om varför kunden inte ringer igen.

Samtidigt tar varje samtal du besvarar under en behandling tid från patienten på britsen. Det ser inte professionellt ut, och koncentrationen bryts. Du sitter alltså fast mellan två dåliga alternativ, och därför väljer allt fler mottagningar att låta en AI svara när de själva inte kan.

Vad gör en AI-telefonsvarare åt fysioterapeuten?

• Svarar direkt med mottagningens namn, även kvällar och helger.
• Bokar tid: berättar vilka tider som är lediga och lägger in bokningen när den är kopplad till ditt bokningssystem.
• Sköter avbokningar och ombokningar: en ledig tid kan erbjudas nästa person.
• Svarar på vanliga frågor: pris, besökets längd, adress, parkering, betalsätt och om remiss behövs, så som du har beskrivit det.
• Tar emot återuppringningar: om frågan kräver din bedömning noterar den namn, nummer och lämplig tid.

Hur själva tekniken fungerar beskrivs i guiden AI-telefonsvarare: så fungerar det.

Vad frågar patienterna oftast i telefon?

Går du igenom de senaste veckornas samtal märker du troligen att de flesta frågor upprepas. Det är just de frågorna som en AI hanterar bra, eftersom svaret alltid är detsamma och kan skrivas ner i förväg.

• Har ni någon ledig tid den här eller nästa vecka?
• Vad kostar ett besök och hur lång tid tar det?
• Behöver jag remiss, och gäller högkostnadsskyddet hos er?
• Behandlar ni idrottsskador, ryggont eller rehab efter operation?
• Var ligger mottagningen och finns det parkering?
• Kan jag flytta min tid i morgon?

När svaren är tydligt formulerade ger AI:n samma besked varje gång. Till dig går bara de samtal där det krävs en yrkesmässig bedömning, och de kommer som färdiga återuppringningar med namn, nummer och en kort beskrivning.

Hur fungerar AI:n tillsammans med bokningssystemet?

Bäst resultat får du när telefonsvararen ser din kalender. Då kan den erbjuda riktiga tider i stället för att bara lova att du ringer tillbaka. Om ditt bokningssystem inte stöder en koppling kan AI:n anteckna önskemålet och skicka det till dig för bekräftelse.

Situation	Utan koppling	Med koppling
Ny kund vill boka	Önskemål noteras, du bekräftar	Tiden bokas direkt i kalendern
Avbokning	Meddelande till dig	Tiden frigörs i kalendern
Fråga om pris	Svar utifrån dina uppgifter	Samma
Fråga om symtom	Återuppringning från dig	Återuppringning från dig

Funderar du fortfarande på bokningssystem, läs jämförelsen bokningssystem för småföretag. Uteblivna besök tar vi upp i no-shows och uteblivna besök.

Hur hanteras hälsouppgifter och dataskydd?

Inom fysioterapi hanteras hälsouppgifter, som är särskilt skyddsvärda. Därför bör telefonsvararen begränsas till administrativa ärenden: bokning, avbokning, kontaktuppgifter och allmänna frågor. Symtom och behandling diskuteras med fysioterapeuten. AI:n instrueras att inte fråga om hälsotillstånd och att göra sådana ärenden till en återuppringning.

Bestäm också vad AI:n säger i akuta lägen. Om någon beskriver plötsliga och svåra besvär ska den inte bedöma situationen utan hänvisa till 1177 eller, vid nödsituation, 112. Gå dessutom igenom var samtal och inspelningar lagras, vem som har åtkomst och vad som står i din integritetspolicy. Mer om detta i GDPR för småföretag.

Vad kostar en AI-telefonsvarare för en fysioterapeut?

Prismodellen består oftast av tre delar: en månadsavgift, en engångskostnad för uppstart och samtalsminuter. Den exakta summan beror på samtalsvolym och integrationer. Mer användbart än att jämföra listpriser är att räkna på vad en förlorad kund kostar dig.

1. Uppskatta hur många besök en ny kund bokar i snitt.
2. Multiplicera med ditt pris per besök.
3. Uppskatta hur många nya kunder du tappar per månad på grund av missade samtal.

Räkna gärna också med att många kunder kommer tillbaka med nya besvär och rekommenderar dig till andra. Blir resultatet högre än tjänstens månadskostnad betalar lösningen sig själv. Se även vad kostar en AI-telefonsvarare och vad kostar ett missat samtal.

Hur går uppstarten till?

1. Genomgång: vi går igenom behandlingar, priser, öppettider och vanliga frågor.
2. Instruktioner: vi skriver vad AI:n får lova och vilka ärenden som går till dig.
3. Vidarekoppling: ditt befintliga nummer kopplas vidare när du inte svarar, så numret ändras inte. Läs mer i koppla ditt befintliga nummer.
4. Test: du ringer några testsamtal och vi finjusterar svaren.
5. Uppföljning: sammanfattningarna visar vad patienterna faktiskt frågar.